Cũng giống như hệ thống pháp luật của nhà nước, được chia theo lớp lang từ luật, đến nghị định, thông tư; hệ thống văn bản quản lý nội bộ của doanh nghiệp cũng được sắp xếp từ quy chế, quy định, đến quy trình (là các loại văn bản phổ biến nhất của doanh nghiệp).
Vậy nhưng, bạn đã từng tìm hiểu, phân biệt được rõ thế nào là quy chế, quy định, quy trình và cách phân lớp, phân tầng từng loại văn bản hay chưa?
Bài viết dưới đây sẽ tập trung giải thích và phân biệt ngắn gọn các nội dung trên nhằm giúp cho các bạn làm công tác pháp chế – tuân thủ hoặc xây dựng hệ thống có một cái nhìn sáng tỏ hơn về các loại văn bản này.
I. GIẢI THÍCH KHÁI NIỆM
1. “Quy chế” là văn bản quản lý nội bộ có tính bắt buộc, quy định các vấn đề bao quát, cốt lõi về công tác quản trị, quản lý, tổ chức hoạt động, kinh doanh; chế độ chính sách; phân công, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, cá nhân và khung nguyên tắc trong từng lĩnh vực chuyên môn chính của công ty.
2. “Quy định” là văn bản quản lý nội bộ có tính bắt buộc, cụ thể hoá các chủ trương, đường lối, chính sách của một công ty được nêu trong Quy chế để triển khai. Quy định bao hàm các nội dung hướng dẫn cụ thể về công tác tổ chức, chỉ ra các công việc phải làm, không được làm về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý điều hành của công ty.
3. “Quy trình” là văn bản quản lý nội bộ có tính bắt buộc, quy định các trình tự, các bước tiến hành một công việc/nghiệp vụ; kết quả cần đạt được, thời gian tiến hành công việc/nghiệp vụ, nguồn lực sử dụng và trách nhiệm của các chức danh, cá nhân/đơn vị trong việc phối hợp thực hiện một công việc/nghiệp vụ hoặc một chuỗi công việc nào đó, theo trình tự thống nhất của công ty.
II. PHÂN BIỆT QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH CỦA DOANH NGHIỆP
| STT | Nội dung phân biệt | Quy chế | Quy định | Quy trình |
| 1 | Thẩm quyền ban hành | Hội đồng quản trị | TGĐ | TGĐ |
| 2 | Nội dung điều chỉnh | Quy định về việc thực hiện một hoặc nhiều nhóm chức năng, hoạt động lớn của công ty hoặc đơn vị và quyền, trách nhiệm của các đơn vị khi thực hiện CNNV đó.
Thông thường, một Phòng/Ban, có khoảng 2- 5 Quy chế về các chức năng của đơn vị theo các lĩnh vực hoạt động chính. VD: Đối với lĩnh vực hành chính quản trị (Ban HCQT), có 02 Quy chế sau: – Quy chế hành chính, quản trị |
Quy định về việc thực hiện một hoặc một số chức năng, nhiệm vụ tiếp theo nhằm triển khai chi tiết hơn nội dung tại Quy chế.
|
Quy định về cách thức, quy trình thực hiện nhiệm vụ, công việc cụ thể được nêu tại Quy định.
|
| 3 | Phạm vi tác động | Toàn thể các bộ phận của công ty | Toàn thể các bộ phận của công ty | – Toàn thể các bộ phận của công ty hoặc
– Các bộ phận trực tiếp thực hiện hoặc có liên quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ, công việc VD: Quy trình thanh quyết toán hồ sơ dự án BĐS có phạm vi tác động đối với các Ban, Vùng thuộc Khối BĐS, các Công ty DA và một số Ban liên quan đến nghiệp vụ này (như Ban Kế toán) |
VD: Đối với chức năng của Ban QLNS trong việc quản lý, thực hiện tuyển dụng nhân sự, hệ thống QC, QĐ, QT liên quan đến công tác tuyển dụng được phân lớp như sau:
| Quy chế | Quy định | Quy trình |
| Quy chế tuyển dụng | 1. Quy định tuyển dụng từ nguồn nội bộ hệ sinh thái của TĐ | 1. Quy trình rà soát, tổng hợp ngân hàng dữ liệu thông tin tuyển dụng từ nguồn nội bộ TĐ |
| 2. Quy trình tuyển dụng từ nguồn nội bộ | ||
| 3. Quy trình…. | ||
| 2. Quy định tuyển dụng từ nguồn bên ngoài TĐ/headhunt | 1. QT1…. | |
| 2. QT2…. | ||
| 3. QT3…. | ||
| 3. Quy định tạo nguồn tuyển dụng từ các cơ sở đào tạo (trường ĐH, Học viện…) | ||
| 4. Quy định về việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng | ||
| 5. Quy định Thưởng giới thiệu ứng viên | ||
| 6. Quy định… |
Bạn giải thích, phân biệt giúp mình sự khác biệt giữa chính sách với quy chế, quy định, quy trình với?
Cảm ơn bạn
Chào bạn, chính sách thì mang tính chất đường lối, kim chỉ nam, mang tính định hướng cho một công tác.
vd: nếu là của nhà nước thì là chính sách của Đảng
còn trong DN, thì có một số chính sách, vd “chính sách đầu tư” là việc LĐTĐ định hướng sẽ đầu tư những lĩnh vực gì, mức độ ưu tiên, tỷ trọng… ra làm sao, kiểu như vậy.
Nếu bạn có ý tưởng để cùng trao đổi thì cứ để lại comment cho mình nhé.